Реестр доходов физических лиц формы 2 ндфл. Реестр сведений о доходах физических лиц бланк скачать. Формат оформления и корректировки
Данная бумага представлена документацией сводного типа, в которой находят отражение основные ссылки на сведения о долговых обязательствах, они индексируются за определенный временной промежуток. Реестр подлежит заполнению раз в год, а затем дается в инспекцию совместно с остальным набором справок и документов. В нем содержится базовый перечень информационных сведений.
- Данные о нанимателе на работу, связанные с кодами ИНН, КПП;
- перечень лиц, на которых осуществлена подача сведений с предоставлением персональных данных;
- количество справок, отправленных в ИФНС.
Если сводный документационный формат отсутствует, налоговая служба может дать отказ в рамках приема справок.
Особенности заполнения документации
Документ реестр сведений должен быть составлен в двух вариантах, не зависимо от того, какую методику его отправки вы предпочли.
- Личную или через представителя;
- почтовую отправку;
- посредством телекоммуникационных каналов.
Справочные информации о доходах должны быть оформлены с учетом правил, установленных в законе. Есть несколько сведений, которые обязательно принимаются во внимание.
- Важно прописывание суммарных чисел с использованием дробей, в которых указаны рубли и копейки, отделенные запятой;
- округление налога к уплате осуществляется до полных рублей, копейки, получается, не указываются ни в каких расчетных операциях;
- все пункты требуют обязательного заполнения, если какие-то из величин отсутствуют, ставится прочерк.
В процессе получения этих справок специалисты налоговых служб должны внимательно сличить документы и провести их сканирование на предмет допущенных ошибочных значений.
Какие документы подлежат возврату
Со стороны специалистов есть обязательство возврата одного экземпляра протокола о том, что был осуществлен прием бумаг. Если документация отсутствовала, необходимые сведения доставляются посредством почты с помощью заказного письма на адрес компании.
Реестр справочных данных за 2017 год
С 2016 году произошли изменения в электронной форме справке, свидетельствующей о доходах, поэтому за периоды используется ее бланк в новом виде. Вид реестра и прочие данные в 2017 году не подлежали серьезным изменениям, так что при заполнении сведений не должно возникать трудностей.
Как быть с электронной формой отчетности
Стоит обратить внимание на вариант, посредством которого осуществляется отправка справок. Это позволит избежать типовых ошибок.
- При применении телекоммуникационного варианта инспекторы занимаются отправкой данного набора сведений самостоятельно, и ИП не нуждаются в принятии каких-либо оперативных мер;
- в случае использования дискового пространства реестр оформляется на бумаге в двух экземплярах на каждый файл, который передается в соответствующую службу.
Реестр сведений является важным документом, обязательным к подаче в налоговые органы за отчетный налоговый период. Он актуален для фиксации изменений поступлений в бюджет, а также для проведения аналитической работы с этим процессом. Грамотное составление этой бумаги способствует отсутствию проблем с налоговыми органами и вероятности уплаты штрафных санкций.
Которым утверждена новая форма справки 2-НДФЛ, порядок ее заполнения и электронный формат данной справки. Впервые отчитаться по новой форме налоговым агентам предстоит по итогам 2018 года.
Справки 2-НДФЛ за 2019 год сдавайте в налоговую инспекцию по новой форме. В ней изменили структуру и удалили несколько полей. Сотрудникам предоставляйте информацию об их доходах на новом бланке «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Эта форма в целом соответствует старой 2-НДФЛ. Чтобы разобраться, где какие сведения теперь надо указывать, ознакомьтесь с этой таблицей.
| Сведения | Раздел, где указывать сведения, и что в нем изменилось |
||
|---|---|---|---|
| Старая 2-НДФЛ из пяти разделов | Новая 2-НДФЛ в ФНС
из трех разделов и приложения | Новая Справка о доходах и суммах налога физического лица *
из пяти разделов |
|
| Номер справки | Заголовок в начале формы | Реквизит отсутствует |
|
| Данные о налоговом агенте | Раздел 1 | Начало формы (ее общая часть) | Раздел 1 |
| Данные о физическом лице – получателе дохода | Раздел 2 | Раздел 1. Раздел не включает поле «ИНН в стране гражданства» | Раздел 2. Из раздела 2 удалили поле «ИНН в стране гражданства» |
| Сведения о доходах и вычетах по месяцам | Раздел 3 | Приложение к справке | Раздел 3 |
| Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Раздел 4 | Раздел 3. Раздел не включает поля «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет». Появилось новое поле «Код вида уведомления». В нем отражают код 1, 2 или 3 | Раздел 4. Поля для реквизитов уведомлений на имущественный и социальный налоговые вычеты отсутствуют |
| Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Раздел 5 | Раздел 2. Раздел не включает поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи». Реквизиты этого уведомления отражают в разделе 3 | Раздел 5. Поля для реквизитов уведомления, подтверждающего право уменьшить налог на авансовые платежи, отсутствуют |
* Эту справку выдают налогоплательщикам по их заявлению в соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК ( ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Как заполнять и сдавать справки 2-НДФЛ за 2019 год
С 2019 года действуют две формы справок о доходах и суммах налога:
- Справка о доходах и суммах налога – для налоговой инспекции;
- Справка по форме 2-НДФЛ о доходах и суммах налога – для физлиц по их заявлению.
Для Вашего внимания предлагается информация о том, как правильно заполнить справки 2-НДФЛ за 2019 год без ошибок. Разбираются различные непонятные пункты в справке 2-НДФЛ. Потому что из-за некоторых важных ошибок инспекторы могут запросить пояснения.
Новую 2-НДФЛ можно сформировать в обновленном «Налогоплательщике ЮЛ»
На сайте ГНИВЦ размещена версия 4.60 программы « ». В новой версии обеспечена возможность формирования 2НДФЛ и 3-НДФЛ по новой форме.
Доработано ПО формирования деклараций по ЕНВД, по налогу на имущество, а также РСВ.
На сайте ГНИВЦ также размещена новая версия 2.136 программы «Tester».
к меню
Сроки сдачи формы справка 2-НДФЛ, куда сдавать, способы сдачи, кто подписывает, наличие печати
Сроки сдачи
По окончании года налоговый агент обязан представить в инспекцию справку 2-НДФЛ в сроки.
- не позднее 1 марта справку с признаком «2» . Она составляется по тем физлицам, с доходов которых НДФЛ удержать невозможно (например, при вручении гражданам, не являющимся работниками организации, подарков стоимостью больше 4 тыс. руб.;);
- до 1 апреля с признаком «1» . В этом случае сообщается сумма всего дохода, полученного физлицом за прошедший год; налоговой базе, с которой исчислен НДФЛ.
Примечание
:
Приведена таблица отчетности деклараций, кто и когда сдает отчетность и декларации только в электронном виде по интернет в 2020
Ответственности за то, что компания заполнила справку с ошибками, нет. Поэтому налоговики могут оштрафовать организацию, только если справки не сданы. По 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ). Они могут запросить пояснения, если увидят нестыковки и противоречия.
к меню
Куда сдавать справки 2-НДФЛ
В зависимости от того, где сотрудники или другие физические лица получают доход. По месту головного офиса или в обособленном подразделении.
Какие способы сдать справки 2-НДФЛ за 2019 год
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
- на бумаге (лично, через представителя или по почте с описью вложения), если число справок не больше 24 штук.
1 . На бумаге : сдается в налоговую лично или отсылается по почте заказным письмом. Такой способ подходят только тем компаниям. У которых в 2019 году количество человек, получивших доходы, менее 25 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один из которых останется в ИФНС.
Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе. То налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 2019 год на бумажных носителях".
Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан. Как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно. Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица. (Письмо ФНС от 22.10.14 № БС-4-11/21887@).
Наличие протокола о сдаче формы 2-НДФЛ имеет очень важное значение. Потому что именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ. А также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола!
2 . Электронно : через Интернет (спецоператора, либо сайт ФНС России). Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. В первом из этих вариантов к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах. Один из этих документов остается в ИФНС. А другой возвращается налоговому агенту. Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.
Смотрите шпаргалку для представляющих справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи. В письме ФНС России от 28.01.2015 N БС-4-11/1208@ .
к меню
Кто подписывает 2-НДФЛ, печать на справке
С 2016 г. в правилах заполнения Справки прописано, что подписать ее может:
- сам налоговый агент (Код 1)
- его уполномоченный представитель (код 2).
При этом в справке нужно поставить соответствующий код. Если Справку подает в ИФНС представитель, то нужно еще отразить наименование документа. Подтверждающего полномочия этого лица.
Печать на справке 2-НДФЛ не нужна
Справка образца 2015 г. требовала заверения круглой печатью. В новой Справке 2-НДФЛ 2020 место для печати не предусмотрено. Но при желании никто не запрещает вам поставить оттиск своей круглой печати при ее наличии.
к меню
Бланки и Образец заполнения Справки о доходах
БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2018 год
БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2017 год (после 10 февраля 2018)
БЛАНК и ПРИМЕР справки 2-НДФЛ за 2017 год (до 10 февраля 2018)
При составлении справки о доходах для физлица по их заявлению по форме из приложения 5 к приказа ФНС можно руководствоваться старым Порядком. Утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Дело в том, что отдельных правил по составлению этой формы не утвердили. При этом сама форма и по структуре, и по реквизитам практически полностью соответствует старой форме 2-НДФЛ.
Показатели справок заполняйте на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.
В справке 2-НДФЛ приводятся данные о налоговом агенте.
- в разделе 1 укажите сведения о физическом лице, в отношении которого заполняется справка,
- в разделе 2 – информацию об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ,
- в разделе 3 – предоставленные работнику вычеты,
- в приложении – расшифровку доходов и вычетов по месяцам.
Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1, 2 и 3, а также приложение заполните для каждой налоговой ставки. (п. 1.19 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Справку по форме 2-НДФЛ удобней заполнять в следующей последовательности. Общая часть; раздел 1; приложение; раздел 3; раздел 2.
Общая часть
В шапке общей части в полях «ИНН» и «КПП» укажите ИНН и КПП организации. Если справки представляете по месту нахождения обособленного подразделения. То в поле «КПП» укажите КПП обособленного подразделения, ИНН головной организации.
Если организация является крупнейшим налогоплательщиком. Укажите КПП по месту учета территориальных ИФНС.
Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации. Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В поле КПП поставьте прочерк.
После заголовка справки укажите в полях следующую информацию.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| «Номер справки» | Уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде. Присвоенный налоговым агентом. При подаче корректирующей либо аннулирующей формы взамен ранее представленной. В данном поле укажите номер ранее представленной формы |
| «Отчетный год» | Год, за который оформляете справку |
| «Признак» | 1
, если справку предоставляет налоговый агент в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); 2
, если налоговый агент сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка; Важно!
В справках 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 апреля. (т.е. когда был удержан НДФЛ с физического лица)
, должен стоять признак 1
, а не 2
. Иначе налоговая может посчитать, что справки не сданы. Примечание : Если вы сдавали справки с признаком 2, то безопаснее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля. Представив справку с признаком 1. 3, если справку предоставляет правопреемник налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК); 4, если правопреемник налогового агента сообщает в инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например при выдаче подарка |
| «Номер корректировки» | 00 – при составлении первичной справки; значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.; 99 – при составлении аннулирующей справки |
| «Представляется в налоговый орган (код)» | Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции |
| «Наименование налогового агента» | Укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет – укажите полное наименование. Поступайте так же при представлении справок в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения. (письмо ФНС от 15.08.2018 № ПА-4-11/15802) Если налоговый агент – физлицо. В данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев). Справку сдает правопреемник? В этом случае в поле указывают наименование реорганизованной организации. Либо обособленного подразделения реорганизованной организации |
| «Код по ОКТМО» | Код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО. Предприниматели (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме. Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации. То в справке укажите ОКТМО по местонахождению этого подразделения. Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО. По каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11. Важно: если организация изменила местонахождение и встала на налоговый учет по новому адресу, учтите следующее. В налоговую инспекцию по новому месту учета подайте отдельные справки:
|
| «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» | Заполняет только правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по месту учета справки за последний налоговый период и уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации (ликвидации) смотрите в приложении 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО |
Раздел 1
В разделе 1 укажите персональные данные сотрудника.
В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу. Хотя сотрудник не обязан его представлять.
Примечание : Налоговая инспекция обязана принять справку по форме 2-НДФЛ. В которой не указан ИНН сотрудника – гражданина России. Это следует из раздела III Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, письма ФНС от 17.08.2018 № ПА-4-11/15942.
Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте. Только если его нет в паспорте. Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество можно указать буквами латинского алфавита.
В поле «Статус налогоплательщика» укажите:
– 1 – для налоговых резидентов;
– 2 – для нерезидентов (в т. ч. для граждан государств ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
– 3 – для нерезидентов – высококвалифицированных специалистов;
– 4 – для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
– 5 – для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца. Или получили временное убежище в России;
– 6 – для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.Зарплату выдали прежде, чем подали справки
Если зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в поля «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год. В поле «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» в этом случае поставьте прочерк.
К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 2, в том числе по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года.
Зарплату выплатили после того, как сдали справки
Если зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки.
Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 2 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в поля «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В поле «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» бухгалтер проставил прочерк. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие поля. В поле «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» уточненной справки бухгалтер поставил прочерк.
Общая сумма полей «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» во всех справках 2-НДФЛ должна совпадать со строкой 080 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
Налоговые инспекторы сверяют сведения в справках 2-НДФЛ со строками расчета по форме 6-НДФЛ. Контрольные соотношения приведены в письме ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852 . По ним сумма полей «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 должна быть равна строке 080 раздела 1 годового расчета 6-НДФЛ. Если у вас акционерное общество и вы выплачивали дивиденды или доходы от операций с ценными бумагами или производными финансовыми инструментами, приплюсуйте к данным справок 2-НДФЛ показатели из строк 034 приложений 2 к декларации по налогу на прибыль.
Вопросы-Ответы, различные нештатные ситуации
Выдача справок налогоплательщикам
По заявлению налогоплательщика налоговый агент обязан выдавать ему справку о доходах и суммах налога физического лица по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 (п. 3 ст. 230 НК, п. 1.5 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Данную форму применяйте исключительно с отчетности за 2018 год. За предыдущие годы сотрудникам выдавайте справки по формам, по которым отчитывались в налоговую инспекцию (информация ФНС от 09.11.2018).
Справки о доходах и суммах налога физического лица нужны при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой о доходах и суммах налога физического лица.
Справку выдайте не позднее чем через три рабочих дня с даты, когда сотрудник подал заявление. (письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096). Каким способом выдать справку работнику, налоговый агент определяет самостоятельно (письмо ФНС от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498).
Обязана ли организация выдать сотруднику справку о доходах и суммах налога физического лица, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ
Нет, не обязана. Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК). А справки о доходах и суммах налога физического лица должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК).
Может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о доходах и суммах налога физического лица
Да, может. Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК).
Основанием для выдачи справки родственнику – уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК, ст. 185 ГК).
Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК). Для выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица в этом случае достаточно заявления сотрудника.
Отпускные и другие незарплатные доходы
Предположим, сотрудник был в отпуске, который начался в декабре 2019 года. А закончился уже в январе 2020 года. Отпускные являются фактически полученными в день их выдачи. Ведь они не являются доходами за выполнение трудовых обязанностей. (подп. 1 п. 1 ). Значит, в состав доходов за декабрь нужно включить всю сумму отпускных. Которая выдана сотруднику в декабре. Распределять сумму между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо.
Если же отпускные начислены в 2019 году, но выплачены только в 2020 году. Включать их в отчетность по НДФЛ за 2019 год не нужно. Впрочем, как и другие незарплатные доходы. (непроизводственные премии, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.). Которые начислены в 2019 году, а будут выплачены в 2020 году. Любой такой денежный доход считается полученным в день его выплаты.
Также не нужно включать в справку 2-НДФЛ отпускные. Которые были пересчитаны и удержаны с сотрудника в связи с тем, что его отозвали из отпуска.
). Датой получения дохода в виде выплаты по больничном листу является день, когда выплатили больничный (подп. 1 п. 1 ст. 223, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
к меню
Штраф за несдачу, опоздание справки 2-НДФЛ
Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать. По Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.
Примечание : Своевременная подача электронных справок по форме 2-НДФЛ, заполненных с ошибками, не влечет штрафа за непредставление сведений.
Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность (ст. 15.6 КоАП) в виде штрафа в размере:
- для граждан – от 100 до 300 руб.;
- для должностных лиц – от 300 до 500 руб.
Если же организация ИНН физлица указала верно, но ошиблась в паспортных данных, штрафа не будет. Такой вывод ФНС сделала в решении от 22.12.2016 по жалобе № СА-4-9/24731@ . Решение опубликовано на официальном сайте налоговой службы 10 апреля 2017 года.
Решения по жалобам, которые ФНС публикует на официальном сайте, обязательны для исполнения налоговыми инспекторами. Если вас оштрафуют за неправильные персональные данные работника в справке, сошлитесь на решение № СА-4-9/24731@. Инспекторы должны снять штраф.
Штрафа не будет еще и в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения.
Причем досрочная подача справок от штрафа не спасет. Допустим, организация сдала формы 2-НДФЛ в феврале. В марте инспекция обнаружила неточности и известила об этом организацию. В такой ситуации, даже если до 1 апреля организация исправит все ошибки и сдаст уточненные справки, ее все равно оштрафуют. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 НК. Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424 .
к меню
Программа применяется для подготовки налогоплательщиком ВСЕХ машиночитаемых форм документов. Налоговой и бухгалтерской отчетности. Документов, используемых при учете налогоплательщиков. При представлении в налоговые органы. А также для подготовки и выгрузки файлов
| ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме |
-
Приведены коды документов, необходимые при заполнении справки 2-ндфл. -
Для правильного заполнения справки 2-НДФЛ приведен справочник "Коды доходов". От правильного выбора дохода зависит многое. -
Посмотрите эту таблицу, может Вам и не нужно сдавать справки 2-НДФЛ. Зачем выполнять лишнюю работу.
В программе 1С Предприятие 8.3 Зарплата и управление персоналом, ред.3 это можно сделать через меню для передачи в ИФНС:
По кнопке Создать формируем сведения:
- Вид справки выбираем Ежегодная отчетность с кодом 1; О не возможности удержания НДФЛ с кодом 2;
- При выборе организации (в нашем случае – это Крон-Ц)заполнятся ИФНС и ОКТМО/КПП:
Нажав на кнопочку Открыть напротив ОКТМО/КПП, можно увидеть и отредактировать сведения о регистрации в налоговом органе:
Именно выбором ОКТМО/КПП в 1С 8.3 регулируется возможность представления отдельных сведений 2 НДФЛ по обособленному подразделению.
Табличную часть сформируем, нажав на кнопку Заполнить:
При этом графа Перечислено заполнится, если сформированы записи журнала документов Перечисление НДФЛ в бюджет (меню Налоги и взносы) в 1С 8.3 ЗУП ред.3:
Запись Перечисление НДФЛ в бюджет может сформироваться непосредственно из Ведомости в кассу или Ведомости в банк, если по гиперссылке Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ установлена галочка Налог перечислен вместе с зарплатой:
Подробнее как учитывается НДФЛ удержанный в 1С 8.3 ЗУП смотрите в нашем видео:
Но вернемся к формированию Сведений по форме 2 НДФЛ. По кнопке Печать можем сформировать Реестр с 2014 года или Реестр дополнительный:
Образец заполнения реестра сведений о доходах к справкам 2-НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП
Реестр с 2014 года содержит следующие сведения в табличной части: номер справки, ФИО физ.лица, дату рождения. Именно такая форма предусмотрена нормативными документами:
Но иногда налоговые инспекции просят расширенные сведения. Для подачи таких сведений можно использовать форму Реестр дополнительный с 2014 года, где в таблице есть еще 4 столбца с суммами дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного налога:
Если в Реестре итогом идет количество справок, то в Реестре дополнительном считаются и итоговые суммы дохода и налогов.
Как сформировать реестр сведений о доходах для 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия
Используем раздел Зарплата и кадры – 2 НДФЛ для передачи в ИФНС. Остальной порядок формирования Реестра НДФЛ в 1С 8.3 аналогичен рассмотренному выше:
Заполнение реестра сведений о доходах 2-НДФЛ для обособленных подразделений в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 (Проф и базовой)
Отметим, что для обособленных подразделений автоматически заполнить 2 НДФЛ можно только в варианте 1С 8.3 Бухгалтерии КОРП, где для обособленных подразделений сможем указать свои ОКТМО/КПП. Для этого:
- Примем в эти обособленные подразделения сотрудников;
- Затем выполним начисление зарплаты и удержание налога в разрезе этих ОКТМО/КПП.
В типовых конфигурациях 1С 8.3 Бухгалтерии базовой и ПРОФ такой возможности нет. Но давайте рассмотрим, как «обхитрить» программу и все же получить справки 2 НДФЛ и Реестр в 1С 8.3 Бухгалтерия Базовая и ПРОФ.
Способ 1. Для обособленных подразделений с небольшим количеством сотрудников
Заполняем 2 НДФЛ по основному набору ОКТМО/КПП, оставляем только сотрудников обособленного подразделения, фиксируем данные по сотрудникам, меняем в шапке набор ОКТМО/КПП на нужный, восстанавливаем (вручную) данные и формируем Реестр.
Этот вариант приемлем для обособленных подразделений с небольшим количеством сотрудников. Исходим из того, что в бухгалтерии считают зарплату именно небольшие компании.
Шаг 1
Из меню Зарплата и кадры создаем новый набор сведений НДФЛ для передачи в ИФНС. При выборе организации (у нас в примере – Сервислог) заполнились ОКТМО/КПП 45395000/771001001:
Именно по данному ОКТМО/КПП был учтен налог на доходы физ.лиц в программе 1С 8.3 всех сотрудников. Но, например, нужно сдать сведения по Пушкину Александру Сергеевичу, работавшему в обособленном подразделении с другим ОКТМО/КПП.
Шаг 2
Нажимаем на кнопку Заполнить. Заполняем форму всеми работающими сотрудниками. При этом заполняются все сведения по ним:
Шаг 3
Удаляем всех сотрудников, кроме сотрудников обособленного подразделения. По примеру оставляем в таблице только Пушкина А.С. Возможно, корректируем номер справки. Можно наоборот – использовать кнопку Подбор и сразу подобрать сотрудников обособленного подразделения.
Шаг 4
Фиксируем данные. Например, с помощью скриншота зафиксируем данные по Пушкину А.С:
Шаг 5
Меняем в шапке документа набор ОКТМО/КПП на набор ОКТМО/КПП обособленного подразделения:
Шаг 6
Можно программиста попросить галочку добавить Не изменять табличные данные при выборе иных ОКТМО/КПП и прописать в конфигураторе 1С Бухгалтерия 3.0 такую возможность. Тогда и вручную заполнять данные не пришлось бы. Но пока такой галки нет. Данные обнуляются, но их, используя ранее сделанные скриншоты, восстанавливаем вручную по сотруднику.
Шаг 7
Записываем документ и формируем Реестр и справки. В итоге получился набор сведений для обособленного подразделения. Еще один набор сведений формируем по всем остальным сотрудникам по основному набору ОКТМО/КПП, при этом удаляем из табличной части Пушкина А.С.
Так, не смотря на учет данных по одному набору ОКТМО/КПП, в 1С 8.3 сформировался реестр НДФЛ по другому набору. Но всегда следует проверять вводимые вручную данные. Конечно, это решение не очень красивое, так как делается не автоматически и требует много работы.
Как внести ОКТМО/КПП обособленного подразделения в 1С Бухгалтерии ред.3
Внести дополнительные сведения о регистрации (еще один набор ОКТМО/КПП) в 1С Бухгалтерии ред.3 можно перейдя по ссылке Еще в карточке организации:
Вносим дополнительные сведения о регистрации – еще один набор ОКТМО/КПП:
Способ 2
Применяем «хитрость». Суть этой хитрости в том, что рассчитываем сотрудников всех, кроме сотрудников обособленного подразделения. При этом у нас установлена основная ИФНС организации. Затем устанавливаем ИФНС обособленного подразделения в качестве основной для организации и проводим расчет, выплату и перечисление зарплаты сотрудников обособленного подразделения:
- Неоспоримый плюс : нужные ОКТМО/КПП фиксируются в регистрах. И мы не только справки 2 НДФЛ с Реестром правильно по обособленному подразделению сформируем, но и, например, Регистр налогового учета по НДФЛ;
- Минус этого варианта – не забывать при перерасчетах, выплатах зарплаты и при перечислениях НДФЛ, правильно выставлять основную ИФНС.
Итак, как это сделать разберем по шагам на примере.
Шаг 1
У нашей организации Сервислог в карточке выбрана ИФНС 7710:
Шаг 2
Рассчитываем зарплату сотрудников Абдулова и Ларионовой, кроме сотрудников обособленного подразделения (по примеру это Пушкин). Движения по регистрам можем посмотреть с помощью кнопки ДтКт или с помощью меню Вид – Настройка панели навигации формы.
При открытом документе Начисления зарплаты можно вывести нужный регистр в форму документа для удобства просмотра. Итак, выводим в форму регистр Учет доходов для начисления НДФЛ:
В регистре видим, что запись зафиксировалась по основной инспекции, выбранной в карточке организации:
Проводим выплату зарплаты и перечисление НДФЛ. Смотрим на заполнение реквизита Регистрация. Нас интересуют регистры Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Расчеты налоговых агентов по НДФЛ:
Шаг 3
Меняем ИФНС в карточке организации на ИФНС обособленного подразделения:
Шаг 4
Рассчитываем зарплату, проводим выплаты и перечисляем НДФЛ в бюджет по сотрудникам обособленного подразделения. В нашем случае по Пушкину А.С.
В регистрах получим необходимые записи, где регистрация будет уже отмечена, как ИФНС 7720:
Необходимо, чтобы все поля 2-НДФЛ заполнились правильно: доходы, НДФЛ начисленный, удержанный, перечисленный. Поэтому, контролируем записи регистров – Учет доходов для начисления НДФЛ, Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, Расчеты налоговых агентов по НДФЛ.
Шаг 5
Теперь, когда записи в регистрах по сотрудникам обособленного подразделения содержат правильные сведения о регистрации в ИФНС, можно автоматически заполнить реестр НДФЛ по обособленному подразделению.
Выбираем нужное ОКТМО и нажимаем кнопку Заполнить:
Таким образом, с задачей формирования Реестра сведений о дохода 2-НДФЛ по обособленному подразделению в 1С 8.3 Бухгалтерии Проф и Базовой мы справились.
Однако, учитывать зарплату и составлять отчетность для организаций, имеющих обособленные подразделения, удобнее в 1С 8.3 ЗУП ред.3.
Порядок представления 2-НДФЛ и сопроводительного реестра
При подготовке справок по форме 2 НДФЛ и Реестра нужно следовать Порядку представления сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц (утвержден Приказом ФНС России от 16 сентября 2011 № ММВ-7-3/576).
Реестр обычно сопровождает справки 2-НДФЛ, сдаваемые налоговым агентам на бумажных носителях или дискетах и флеш-картах.
Внимание! Если сведения по форме 2-НДФЛ компания представляет по телекоммуникационным каналам, реестр формирует сама налоговая инспекция.
Реестр справок 2-НДФЛ является одним из наиболее важных документов во время сдачи отчетности за окончившийся налоговый период. Его актуальность заключена в фиксации перечисленных сумм в бюджет за работающих на предприятии физических лиц.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Данные, приведенные в этом реестре, используются при проведении госслужащими аналитической работы по начислению и оплате подоходного налога.
Бухгалтеру важно грамотно заполнить реестр справок 2-НДФЛ, т.к. для организаций, отчитывающихся перед налоговыми органами, он предоставляет защиту от штрафных санкций.
Давайте разберемся, как правильно это сделать.
Что это такое?
В приложении 1 к Порядку, утвержденному , приводится образец бланка реестра. Документ формируется как обобщающая таблица, состоящая из трех колонок.
По истечении отчетного периода в налоговую службу в таком табличном варианте необходимо подавать сведения о доходах физических лиц и удержании с них подоходного налога.
Этому списку должны точно соответствовать данные по справкам 2 НДФЛ, которые необходимо также сдавать налоговым инспекторам ежегодно после окончания отчетного периода.
В подаваемом реестре отражают такую информацию:
- идентификационные сведения о нанимателе работников (ИНН либо КПП, ОКТМО);
- списочная численность штатных сотрудников – плательщиков НДФЛ с указанием персонифицированной информации по каждому из них (ФИО и даты рождения);
- указывается количество листов, на которых сдаются справки отдельно по каждому работнику.
Данные справок и реестра должны быть изложены в точном соответствии друг с другом, иначе налоговый инспектор может отказать в приеме документов.
Кто формирует?
Ответственность за составление справки зависит от того, в каком виде подаются справки по форме 2НДФЛ.
Действия в данном случае обоснованы следующим:
- Если их отправляют в налоговые органы в электронном виде, то налоговый агент освобождается от обязанности составлять списочный реестр выдачи справок 2 ндфл. Документ автоматически будет сформирован на стороне налоговой инспекции. Об этом указано в тексте пункта 29 Порядка, утвержденного ФНС РФ 16.09.2011 №ММВ-7-3/576. По истечении 5 дней после отправки отчетности на электронную почту налогового агента должен прийти ответ с протоколом о принятии справок и формировании реестра.
- Когда справки налоговые агенты сдают на бумаге или электроном носителе (flash-карте, диске, или подобном им устройстве), то отчитывающемуся лицу без реестра не обойтись. Ему необходимо сперва документ сформировать, потом отпечатать его на бумаге в 2 экземплярах, а затем уже приложить к информации по справкам 2НДФЛ. Такое положение обосновано в п.6 и 15 Порядка.
- Налоговые инспектора проверяют справки и реестр 2НДФЛ на наличие ошибок и в случае их обнаружения вычеркивают недостоверные данные. По окончании проверки составляется протокол, к которому прикладывается один экземпляр реестра для возврата отчитывающемуся лиц. Их могут выдать либо сразу же после принятия отчета либо по истечении десятидневного срока, начиная с момента приема информации о доходах физлиц.
Нормативная база
Основополагающий документ, который содержит правила составления справок 2НДФЛ и сопроводительного списка, был утвержден Приказом ФНС России от 16 сентября 2011 № ММВ-7-3/57.
Налоговым агентам необходимо уделить особое внимание срокам сдачи документов, чтобы не оказаться в числе оштрафованных лиц.
Реестр на бумажном носителе обязателен для тех, кто сдает справки о доходах физлиц, минуя электронную почту. Поэтому все, кто направляет информацию лично инспектору на руки без интернет-технологий, нужно не забывать о реестре.
Обратите внимание, что подавать такую отчетность необходимо ежегодно, но сроки при этом могут быть, например, такими:
- В 2016 году предельный срок передачи справок 2 НДФЛ с кодом «2», который указывает на невозможность удержания подоходного налога за 2015г, был установлен до 01.03.2016г.
- Для справок с кодом «1» окончательный срок сдачи был до 01.04.2016г.
В своем письме ФНС № БС-4-11/5443 от 30.03.2016г. известила о том, что если данные под кодом «2» уже были поданы, то их необходимо сдать еще раз, но с кодом «1».
Некоторые компании выиграли в судебных органах споры по вопросу подачи такой информации дважды.
В решениях было указано, что если в первом отчете под кодом 2 были переданы все необходимые сведения, то абсолютно законно их было сдать только 1 раз.
Реестр справок 2-НДФЛ в 2020 году
Итак, разберемся более подробно о заполнении и передаче реестра в налоговые органы.
Как правильно заполнить?
Чтобы заполнить реестр по справкам 2 НДФЛ, в бухгалтерской программе 1С Предприятие 8.3 необходимо в пункте меню «Отчетность, справки -2НДФЛ» нажать опцию «Создать».
Затем следует сформировать сведения в таком порядке:
- Определитесь с кодом «1» или «2». Если НДФЛ удержать не представляется возможном, то следует присвоить двойку, в противном случае ставиться «1».
- Следующий этап предполагает заполнение ИФНС и ОКТМО/КПП. Для редактирования этих параметров необходимо нажать «Открыть» и внести нужные сведения.
- При начатии на кнопку «Заполнить» автоматически будет сформирована табличная часть. Внесение отчетных данных в графу «Перечислено» в данном случае возможно, только если уже разнесены записи в журнале по перечислению НДФЛ в бюджет.
- При составлении справочных документов по форме 2 НДФЛ при нажатии на кнопку печать сразу может быть создан и Реестр.
Форма и образец бланка
Заполненная форма реестра выглядит следующим образом:
Если он будет сдаваться на бумажном носителе, то бланк скачать бесплатно можно здесь:
Сколько экземпляров и в какие сроки предоставлять?
При подаче пакета документов со справками 2НДФЛ в виде бумаг или на съемных носителях информации понадобится 2 экземпляра реестра:
- первый для налоговой инспекции;
- второй для налогового агента, сдающего отчетность.
Если число совпадает с выходным или праздником, то период продлевается до первого рабочего дня.
Данные передают в тот налоговый орган, в котором зарегистрировано предприятие. До этой окончательной даты необходимо отчитаться по справкам о доходах физических лиц и приложить к ним реестр, если только для передачи данных не используется электронная почта.
Какие документы вернут?
При передаче сведений с реестром по справкам 2 НДФЛ один из двух экземпляров налоговые инспекторы обязаны вернуть отчитывающемуся лицу вместе с протоколом.
Сделать это он должен на протяжении 10 дней с даты вручения отчета на проверку.
Таким образом, госслужащие подтверждают, что физическое лицо передало им документацию о доходах физлиц.
На практике из налоговой инспекции чаще возвращаются реестры с протоколами об обнаружении недостоверных сведений или ошибок, чем об их отсутствии.
Возврат реестра при личной подаче должен быть произведен в день подачи данных.
В ином случае госслужащие отправляют бумаги в течение десятидневного срока заказным письмом в адрес предприятия.
Нюансы сдачи в электронном виде
Порядком определен этап формирования и сдачи реестра в каждом случае, кроме передачи данных по телекоммуникационным каналом.
Если отправка производиться через интернетовские сети связи, то реестр будет автоматически создан в налоговой инспекции. Это облегчает порядок подачи документов налоговыми агентами.
Реестр справок 2-НДФЛ и комплект справок о доходах физлиц формируются работодателями при составлении годовой отчетности по подоходному налогу. Эти документы сдаются в налоговую инспекцию для фиксации величины начисленного, удержанного, уплаченного в бюджет НДФЛ. Если налог удержан в полном объеме, справки отправляются в ФНС в срок не позже 1 апреля в году, следующем после отчетного. Если налог удержать полностью не представляется возможным, интервал для подготовки отчетности по таким физическим лицам для работодателя сокращается – справки надо отправить в ФНС не позднее 1 марта.
Отчетность 2-НДФЛ за 2018 – реестр справок
Справки 2-НДФЛ за истекший 2018 год и последующие периоды представляются в налоговую службу по обновленным шаблонам – актуальная версия бланка представлена в приказе от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. Образец заполнения новой справки для ИФНС вы найдете в нашей статье .
Реестр справок 2-НДФЛ (бланк скачать можно ниже), представлен все в том же приказе № ММВ-7-11/566@ в Приложении № 1 к Порядку представления справок.
Реестр нужен, если отчетность подается на бумажных носителях при личном визите в ФНС или почтовым отправлением, либо через доверенное лицо. В этом случае реестр заполняется в двух экземплярах.
С 2019 г. форма реестра изменилась незначительно. Ее структура осталась прежней, но вместо «сведений о доходах» в заголовке и тексте реестра теперь указано «справки о доходах и суммах налога». Также в реестре учтены четыре вида кодов признака представленных документов (вместо двух) и исчезла итоговая строка в табличной части.
Какие сведения содержит реестр к справке 2-НДФЛ 2019:
обозначение налогового периода (за какой год подаются сведения);
номер, присвоенный реестру, и дата его представления в фискальный орган;
код ИФНС, в которую подаются документы;
наименование налогового агента;
ИНН/КПП налогового агента;
признак справок, их количество;
в табличной части приводятся номера подаваемых справок, перечисляются Ф.И.О. физических лиц, на которых подаются сведения о доходах, указываются даты их рождения;
подпись руководителя отчитывающегося предприятия;
дата подачи документа и его принятия.
Новый реестр справок 2-НДФЛ при обозначении признака документов может иметь одно из четырех значений:
Код «1» используется для справок, подаваемых налоговыми агентами по налогу, удержанному в полном объеме.
Код «2» характерен для справок, согласно которым не весь налог удалось удержать и перечислить в бюджет.
Код «3» в реестр справок 2-НДФЛ за 2018 год вносится, если документы подает правопреемник работодателя, при условии, что налог с доходов полностью удержан.
Код «4» используется для обозначения справок, созданных правопреемником работодателя, по физлицам, из доходов которых НДФЛ удержан частично или вообще не удержан.
Как подается реестр справок 2-НДФЛ
Заполнять реестры можно вручную или формировать в электронном виде с последующей распечаткой. Последний вариант является наиболее предпочтительным, составить справки и автоматически создать список по ним можно в программе «Налогоплательщик ЮЛ», реестр справок 2-НДФЛ будет состоять из номеров справок, фамилий и дат рождения лиц, по которым подготовлены к отправке документы. Скачать программу можно на ]]> сайте ФНС ]]> .
Реестр справок по 2-НДФЛ за 2018 г. при сдаче отчетности в электронном виде формировать не надо. Задача налогового агента – корректно заполнить отчетные формы, заверить их актуальной ЭЦП и отправить в налоговую инспекцию по ТКС. В течение одного рабочего дня налоговому агенту отправляется уведомление о том, что фискальный орган получил документы. Реестр 2-НДФЛ оформляется налоговиками и вместе с протоколом проверки отправляется работодателю.
Но если доходные справки в электронной версии подаются в налоговую инспекцию не через ТКС, а на электронном носителе (диске, флэшке), или на бумаге, реестр 2-НДФЛ за 2018 год формирует сам налоговый агент. При получении отчетности специалист контролирующего органа (ФНС) проверяет комплектность справок, полноту и корректность их заполнения. Справки, оформленные с ошибками, исключаются из перечня. По физическим лицам, оставшимся в реестре, справки принимаются к рассмотрению. Налоговым инспектором составляется протокол о результатах приема документов. Работодателю выдают по одному экземпляру сверенного реестра и протокола. Если налоговый агент сдает отчетность по НДФЛ на бумаге и не приложил к справкам реестр 2-НДФЛ 2019, налоговая инспекция вправе отказать ему в приеме документов и применить штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).
